檔案管理的探討與因應

六大問題

一、 檔案高流動性

隨潮流趨勢所應，無紙化的潮流日益興增，企業與個人在電子化的應用上逐漸習以為常，例如：網路芳鄰、E-mail、即時通訊(MSN)等等，因此一般企業在內部檔案的建立、使用上尚未對使用者有太多的限制，在隨身碟、攜帶式硬碟的容量不斷增加下，使得檔案的流動更加快速，雖然有助於達到知識擴散、知識分享的目的，但相對也使企業陷入資料外流的潛在危機。
 
 
二、 檔案不易監控
 
過去「白紙黑字」的企業內部資料，實實在在的筆跡無法透過模仿來造假，但迄今已進入「無紙化」時代的我們，在企業內部的資料管理上，雖僅有相關權限之職員才能進行相關重要資料的存取，但卻難以防範人格上的「道德風險」及「資訊不對稱」等危機，因而讓企業資料是否擁有絕對安全性是值得深思的問題。


三、 檔案數大，不易管理

當檔案數目眾多時，如何透過分類、標籤化等任務，來辨識檔案之間的相關重要性，以及如何在公司內部建立一套完整的識別系統與共識，都是一龐大冗雜的議題。




四、 關鍵檔案的兩難

資訊分享是企業是提升附加價值的關鍵之一，表面上雖是關鍵之訊的傳遞與知識價值的創造，若更深一步的探討，亦可代表企業內部的凝聚力、信任度、陽光下的坦誠度等象徵；然而如何防範「道高一尺，魔高一丈」的情形發生(駭客入侵所造成的資安問題)，是當今企業在資安議題上的兩難課題之一。


五、 檔案紀錄的確實性

若是較偏向「團隊合作」之企業，通常一件事情的完成並非是由個人所完成，檔案的紀錄與修改也並非是由單一個人所完成，而這其間所造成的企業風險(例如程式的參數更改，產生上下排斥性的問題產生)、額外成本的支出(隱藏性成本的增加)，皆是企業難以估計的有形與無形損失。


六、 離職員工的檔案管理

員工離職時的資料交接與確認等議題，如何間空或查核員工是否有攜帶關鍵資訊。